Explicación del ejercicio 8

EXPLICACIÓN DEL EJERCICIO 8


Para crear un certificado, realizado por el gerente, a cada empleado de las ventas conseguidas por cada vendedor, usaremos la opción de combinar correspondencia. Para ello deberemos seguir los siguientes pasos:


1º- Realizar una consulta en Access de las ventas realizadas por cada vendedor. Sería interesante reflejar en esta consulta el nombre y apellidos del empleado, así como el importe en ventas de cada uno. En la base de datos este importe se consigue multiplicando el precio de cada unidad vendida por la cantidad. También podemos agregar si queremos la fecha de venta, etc.
2º- Copiaremos la consulta y la pegaremos en un documento de Excel que guardaremos en una carpeta x.
3º- Una vez tenemos la consulta realizada podemos disponernos a realizar la carta, dejando espacios en blanco donde vamos a insertar posteriormente el nombre y apellidos de cada empleado así como su resultado en ventas (importe).
4º- Una vez realizada la carta, desde el menú herramientas, seleccionamos la opción de cartas y correspondencia y después la de combinar correspondencia.
5º- Se abre un asistente en la parte izda. del ordenador, donde hay que realizar seis pasos:

• En el paso 1 indicaremos que es una carta el tipo de documento que estamos trabajando.
• En el paso 2 seleccionaremos la opción de utilizar el documento actual.
• En el paso 3 daremos a la opción examinar y buscaremos la carpeta x, donde hemos guardado la consulta de ventas por empleado. Se abrirá una ventana donde se reflejarán esos vendedores y ventas como destinatarios para combinar correspondencia, seleccionaremos los que queramos o si son todos, seleccionar todo, aceptar y cerrar la ventana.
• En el paso 4 nos indica que escribamos la carta. Como ya la tenemos hecha, clickamos en la opción más elementos. Se nos abre una venta de insertar campos de combinación con las tres opciones que nos van a interesar: nombre, apellidos e importe. Poniendo en la carta previamente el cursor donde queremos insertar el campo correspondiente lo seleccionamos e insertamos.
• En el paso 5 podemos realizar una vista previa de las cartas, buscar un destinatario concreto e incluso cambiar la lista de los mismos y excluirlos.
• En el paso 6 podemos editar las cartas individuales e imprimirlas.
  
  De esta manera cada vez que queramos combinar correspondencia con esta consulta esta combinación se actualizará constantemente, no teniendo que repetir todos y cada uno de los pasos cada vez que un empleado quiera un certificado de ventas.